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Tutoriels et FAQ

Limousin / publication : 26 janvier 2017
Vous retrouverez sur cette page les principales réponses à vos questions, mais aussi les différents guides et tutoriels, à destination des administrateurs, enseignants, professionnels et élèves.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter (clic page contact)

1/ Comment s’inscrire à Folios ?

Tous les établissements publics du second degré peuvent bénéficier de cette application numérique gratuite.

Il suffit de nous écrire un mail (drolimoges@onisep.fr), et de désigner un référent Folios dans votre établissement. Notre délégation prendra ensuite votre demande en main et se chargera de vous guider dans l’activation de Folios.

2/ Pourquoi choisir un référent ? Quel rôle joue-t-il ?

Il est important qu'un « Référent FOLIOS » ou « administrateur FOLIOS » soit nommé par établissement pour identification par l'Onisep.

Cette personne sera destinataire d’informations indispensables pour le démarrage de l’application et son administration.

À partir de ce compte, elle peut intervenir pour quelques ajustements ou actions, notamment :

-          activation de l'établissement (si le collège ou le lycée utilise pour la première fois FOLIOS et n'a jamais utilisé le webclasseur orientation) ;

-          activation des classes qui vont travailler sur l'application et uniquement celles-ci pour ne pas surcharger l'application ;

-          création de groupes de travail, de partenaires extérieurs ;

-          gestion du travail inter-établissements avec l'inclusion de comptes professionnels d'autres établissements ;

-          contrôle des comptes et renseignement sur certains comptes (PP, COP...) ;

-          export des identifiants FOLIOS si nécessaire ;

-          extraction de statistiques sur l'établissement (profil, date, parcours...) ;

-          assistance et prise en main sur certains comptes...

Une fois l’application adaptée aux besoins et opérationnelle, cette personne sera si nécessaire le reste de l’année un contact privilégié pour l'Onisep avec l’établissement scolaire.

3/ Comment se connecter à Folios

L’application est accessible sur internet de façon sécurisée, de différentes .

-          À partir des portails académiques, avec les identifiants « Education nationale » propres aux utilisateurs : identifiants académiques (ARENA) pour les membres de l’équipe éducative

  • à partir de l’ENT (environnements numériques de travail) (n’hésitez pas à revenir vers nous si Folios n’apparati pas dans votre ENT)
  • à partir d’une adresse unique pour tout le territoire national avec les identifiants FOLIOS - personnels et confidentiels, transmis par le référent-administrateur FOLIOS : https://folios.onisep.fr (A noter : pour tout/e utilisateur/trice, quelle que soit la modalité d'accès, l'identifiant FOLIOS est visible dans la rubrique Préférences ; c'est dans cette rubrique également que le mot de passe peut être modifié (sans même le connaître).

4/ Comment sont créés les comptes et les classes dans Folios ?

FOLIOS se fonde sur les informations que les établissements - fichiers élèves SIECLE et fichiers personnels STS WEB - et  les CIO (pour les comptes des COP) font remonter au rectorat.

Chaque lundi, ces données sont importées dans l'application (pour la création ou la mise à jour des classes, comptes personnels et élèves dans le FOLIOS de l'établissement), sauf durant les congés d’été.

5/ À partir de quand les équipes peuvent-elle utiliser Folios ?

Les équipes peuvent travailler assez rapidement en début d'année scolaire avec leurs élèves, sous réserve que les informations relatives à soient bien remontées au rectorat. Il faut ensuite que le référent Folios de l’établissement « active » les classes dans Folios.

6/ Comment s’effectue la mise à jour de Folios ?

La mise à jour dans FOLIOS suit les étapes suivantes :

  • chaque fin de semaine, dépôt automatisé d'un fichier par le rectorat sur les serveurs de l'Onisep ;
  • import pour le lundi matin des données vers l'application ;
  • synchronisations quotidiennes (hormis la nuit du dimanche au lundi dédiée à l'import) jusqu'au 10-15 octobre au moins, puis hebdomadaires.

Pour un établissement ou une classe jusqu'à présent "inactifs" dans l'application, les synchronisations permettent une actualisation de l’import dès le lendemain.

Exemples :

> Nouvel établissement :

  • activation de l’établissement dans FOLIOS le jour 1 : affichage des personnels, avec affichage de classes vides ("sans élèves") ;
  • activation d'une ou plusieurs classes le jour 1 : dès le jour 2, peuplement de ces classes par les élèves et rattachement des enseignants correspondants.

> Nouvelle classe :

  • jour 1 : activation de la classe ;
  • jour 2 : peuplement de cette classes par les élèves et rattachement des enseignants correspondants.

7/ Comment se former à Folios ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous.

-          Les formations en présentiel de l’équipe, intégrées ou non au plan de formations de proximité, assurées par les chargés d’accompagnement de l’ONISEP.

-          Les formations M@gistère en auto-inscription.

Pour ces deux cas, il suffit de nous faire un mail afin que l’on vous donne toutes les informations.

-          Au sein de l'application sur les rubriques suivantes :

  • « DIDACTICIEL » à l'étape de découverte (affichage de description des blocs et boutons à l'écran) - cette rubrique est disponible tous les profils - administrateur-référent, élève, équipe, parents - et pas encore pour le profil partenaire ;
  • « AIDE » pour approfondir leur connaissance des fonctionnalités - à travers le paragraphe « Fonctionnalités à la loupe », fournissant des informations précises et adaptées à chaque profil - administrateur-référent, équipe ("professionnel"), élève, parent, partenaire... -.

8/ Que dois-je faire si je ne vois pas mes élèves ou mes classes dans Folios ?

a/ vos espaces classes sont accessibles à partir de la rubrique "Mes espaces" ou du bloc "Accès rapide" avec ouverture d'une fenêtre spécifique. C'est là où vous pouvez par exemple déposer des contenus visibles pour tous les utilisateurs de ces espaces.

Folios tuto photo 1

 

b/ Pour "voir" vos élèves dans FOLIOS - en fait les espaces individuels, profils et CV de vos élèves -, il vous faut également passer par le même menu ou le même bloc, et cliquer sur la rubrique correspondante "Mes élèves".

Une fois sur votre page "Mes élèves", il faut ensuite sélectionner préalablement la classe correspondante.
Pour ce faire, cliquez sur l'icône représentant un couvre-chef (chapeau de diplômé/e d'université américaine, appelé "motarboard") - cf. image ci-dessous - puis sélectionnez la classe, afin que vous puissiez l'afficher avec les élèves correspondants

 

Folios tuto photo 2

 

Si vous ne parvenez pas à cela, contactez dans un premier temps le référent-administrateur FOLIOS de votre établissement.
Celui-ci activera si nécessaire les classes qui vont travailler cette année et qui vous concernent pour un affichage le lendemain avec vos élèves.

Si vous êtes personnel non enseignant, vous pouvez vous-même procéder aux rattachements aux classes vous concernant (les classes activées sont affichées).

 

Pour tous les "professionnels" (appellation dans FOLIOS relatives aux membres de l'équipe éducative), les rattachements aux classes s'affichent dans la rubrique "Préférences" proposée au sein de votre menu personnalisé.

 

Folios tuto photo 3

 

Si malgré tout l'anomalie persiste, veuillez écrire à folios-limoges@onisep.fr.

 

Établissements privés (enseignement catholique)

Compte tenu d’une convention signée avec l’Onisep, l’enseignement catholique gère désormais directement leurs établissements dans FOLIOS, tant au niveau de l’ouverture des comptes que de l’accompagnement.

Les établissements privés peuvent s’adresser à leur délégation Onisep pour connaître les coordonnées du responsable à l'enseignement catholique à contacter (autre possibilité : s'adresser éventuellement à la Direction diocésaine de l'académie de Limoges).

Lycées agricoles publics - Lycées de la Défense

Compte tenu de certaines spécificités, il est prévu que FOLIOS soit mis à disposition seulement en cours d'année pour ces établissements.

9/ Folios est-il disponible dans le premier degré ?

Notre ministère envisage actuellement de conduire une expérimentation nationale de FOLIOS dans le premier degré.

Ses modalités et les conditions du déploiement seront prochainement communiqués.

 

Mais également, les ressources en téléchargement :

FOLIOS présentation

Charte d'utilisation

Tutoriel administrateur décembre 2016

Tutoriel élèves avril 2016

Tutoriel équipes éducatives mars 2016

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